PROCEDURE WBTR INTEGER BESTUUR STICHTING “HANDEN INEEN VOOR GAMBIA”

Prodecure: Werkwijze/uitgangspunten “Integer bestuur Stichting Gambia”

Mede gebaseerd op de WBTR  (Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen)

  1. Inleiding

Deze wet treedt 1 juli 2021 in werking en geldt voor alle verenigingen, stichtingen e.d.

Wat moet je als bestuur regelen?

Bedoeling van deze wet is om wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten binnen besturen te voorkomen.

Belangrijk is dat een bestuur met elkaar bespreekt wat “integer besturen” inhoudt en hoe je daar vervolgens met elkaar afspraken over vastlegt en zonodig verdere stappen ter verbetering dient te ondernemen. 

Dit alles om ervoor te zorgen een ieder als “goed bestuurder” kan functioneren:

Een goed bestuurder dient het belang van de stichting en houdt zich aan de afspraken die binnen de stichting zijn gemaakt.

Vervolgens heb je maximaal 5 jaar de tijd om statuten/huishoudelijk reglement e.d. aan te passen.

  • Goed bestuur

2.1.0   Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders zullen handelen in het

            belang  van de stichting. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als

            privé-persoon, zowel intern (binnen de stichting) als extern (in relatie met derden).

2.1.1   Bij aankopen stellen wij het belang van de stichting voorop. In situaties die van belang zijn

            voor  de stichting, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis

            van wat  goed is voor de stichting.

2.1.2   Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het

            stichtingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen binnen het bestuur.

2.1.3   Wij hebben diverse visiedocumenten (statuten, algemene folder, website) waarin de doelen

            van onze stichting staan.

2.1.4    Er is een goede regeling voor onze stichtingsfinanciën.

             Wij gaan bewust om met uitgaven van het stichtingsgeld en zullen dat zoveel mogelijk

             gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.

2.1.5    Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het

             opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.

2.1.6     Wij hanteren de procedure “inkopen” waarin o.a. de grenzen van zelfstandig/na goedkeuring

              zijn vastgelegd. Tevens is in het huishoudelijk reglement bepaald dat “grotere” uitgaven

              moeten worden voorgelegd aan het bestuur.

             Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander bestuurslid ook

             altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.

             Dit toezicht is als volgt geregeld:

De secretaris heeft zelfstandig toezicht op de ABNA-bankrekening (bankpasje)

De voorzitter heeft zelfstandig toezicht op de ABNA-bankrekening (bankpasje)

2.1.7   Bij uitgaven boven € 100,- bij potentiële nieuwe leveranciers vragen wij minimaal 2 offertes

            aan bij verschillende leveranciers. (zie procedure inkopen)

2.2.8  Wij spreken af dat we zorgvuldig omgaan met investeringen.

           Dat betekent: we volgen de juiste procedures, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven.

2.2.1   Wij streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures

en afspraken hebben gemaakt.  Wij hebben 1x per 2 maanden bestuursbijeenkomsten, indien mogelijk en/of noodzakelijk. Daarbij stellen wij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd en bewaard.

2.2.2 Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico’s voor de stichting.

            We brengen in kaart welke risico’s er zijn en streven ernaar die te minimaliseren.

2.2.3 Wij spreken af deze afspraken in iedere bestuursvergadering via de notulen te controleren op

actualiteit.

2.2.4   De stichting is vanaf 1 januari 2018 een algemeen nut beogende instelling (ANBI) en geldt

            tevens als culturele ANBI. Mede naar aanleiding hiervan is art. 19 in de statuten van

            toepassing.

  • Aansprakelijkheid

Binnen onze stichting maken wij de volgende afspraken:

  1. Voor huidige bestuursleden:

Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de stichting.

Wij spreken af dat bestuurders als volgt handelen:

3.1.0      Dat we ons bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.

  • Dat we handelen conform de wet, statuten en bestuursreglementen.
  • Wij bespreken jaarlijks met de bestuursleden de financiële toestand van de stichting.
  • Wij voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang.
  • Wij voldoen aan de administratieplichten.

Alle juridische entiteiten hebben verplichtingen richting belastingdienst.

  • Wij gaan geen overeenkomsten aan die de stichting niet kan nakomen.
  • Wij doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de stichting in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement.
  • Wij zorgen ervoor dat de stichting voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
    Hiertoe hebben wij het “privacy statement AVG” d.d. 24 juni 2021 opgesteld.
  • Voor nieuwe bestuursleden

Alvorens nieuwe bestuursleden als zodanig worden benoemd, vindt in de Algemene

 Bestuursvergadering een stemming plaats conform artikel 4 van de statuten.

Bij het aanvaarden van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

  •  Inschrijving bij de Kamer van Koophandel

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

  • De financiële toestand van de stichting.
  • De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
  • De (onderlinge) werkafspraken en lopende procedures.
  • De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
  • Voor aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

  • Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
  • Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
  • Decharge van de bestuurstaken door het algemeen bestuur van de stichting.
  • Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
  • Vastlegging van de afspraken. 

Ten aanzien van de afspraken onder 1, 2 en 3 spreken wij af:

  • deze afspraken regelmatig te controleren op actualiteit (tenminste een keer per 3 jaar)
  •  met nieuwe bestuursleden te evalueren na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur.
  •  Tegenstrijdig belang

Tegenstrijdig belang en stichtingsstatuten

Een tegenstrijdig belang is de situatie dat een bestuurder van de stichting bij een besluit een

persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de stichting.

Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat deze bestuurder een overeenkomst sluit met het bedrijf

van zijn of haar partner, terwijl die overeenkomst (financieel) nadelig is voor de stichting.

  • Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
  • Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
  • Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan het overleg en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
  • Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen ) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar het dagelijks bestuur.
  • Afwezigheid van bestuursleden

De WBTR verplicht om in de statuten te voorzien in een regeling voor gevallen van belet- en ontstentenisregeling van alle bestuurders bij de eerstvolgende statutenwijziging.   Het is niet wettelijk verplicht een belet- en ontstentenisregeling in de stichtingsstatuten op te nemen.

  • Meervoudig stemrecht

Statuten en meervoudig stemrecht

Statutaire regelingen aangaande meervoudig stemrecht die niet voldoen aan de WBTR zijn nog 5 jaar geldig (tot 1 juli 2026) of tot de eerstvolgende statutenwijziging, afhankelijk welk moment het eerst komt.

  • Het meervoudig stemrecht is voor onze stichting niet van toepassing

  • Wij hebben afgesproken dat de voorzitter een dubbele stem krijgt ingeval van gelijke stemmen, maar niet meer dan de overige bestuurders gezamenlijk.

  • Toezicht
  • Wij hebben een bestuur en houden jaarlijks veelal 6 keer en vergadering met o.a. toezichthoudende onderwerpen.
  • Bindende voordracht
  • Onze stichting kent geen bindende voordracht

  • Raadgevende stem
  • Wij nodigen altijd alle leden uit voor een bestuursvergadering.
  • Wij staan bestuurders en leden toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
  1. Interne borging en statuten

Statuten van de stichting “Handen ineen voor Gambia” d.d. 6 september 1999

AVG – privacy statement OVGG d.d. 24 juni 2021 (Concept)